ما الذي تتطلبه المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية (الربط والتكامل) فعلياً؟

تتطلب المرحلة الثانية — وتسمّيها الهيئة مرحلة الربط والتكامل — خمسة أمور لم تكن في المرحلة الأولى: إصدار الفواتير بصيغة XML، وتسجيل حل الفوترة في منصة فاتورة، ومعرّف فريد (UUID) وقيمة تجزئة تربط كل فاتورة بسابقتها، وتصديق الفواتير الضريبية لدى الهيئة قبل وصولها إلى المشتري، وإبلاغ الفواتير الضريبية المبسطة خلال ٢٤ ساعة من إصدارها. كما تحظر قائمة من الوظائف قد تكون موجودة في برنامج فوترتك اليوم.

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية، الإصدار الثاني، مايو ٢٠٢٣.

أما المواعيد فتُحدَّد بحسب المجموعة. بدأ الربط في ١ يناير ٢٠٢٣ ويتدرّج منذ ذلك الحين على مجموعات بحسب الإيرادات. وإن كنت ضمن المجموعة الحالية، فانظر الموجة الخامسة والعشرين للاطلاع على الحدّ والموعد النهائي.

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية، الإصدار الثاني، مايو ٢٠٢٣.

كانت المرحلة الأولى — الإصدار والحفظ — تعني أن تصير الفاتورة إلكترونية، دون صيغة محددة: لك أن تُصدرها XML أو PDF/A-3 أو أي صيغة إلكترونية أخرى، ما دامت تحمل الحقول المطلوبة وما دامت ليست فاتورة ورقية ممسوحة ضوئياً. ولم يكن المعرّف الفريد مطلوباً، ولا قيمة التجزئة، ولم يكن شيء يُشارَك مع الهيئة.

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية، الإصدار الثاني، مايو ٢٠٢٣.

والمرحلة الثانية تُلغي هذه السعة كلها: الصيغة محددة، والحقول محددة، وخصائص الأمان محددة، وكل فاتورة تصل إلى الهيئة — إما قبل أن يراها المشتري، وإما خلال يوم من إصدارها.

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية، الإصدار الثاني، مايو ٢٠٢٣.

ذلك يعتمد على نوع الفاتورة، ومعظم المنشآت تُصدر النوعين معاً.

الفاتورة الضريبية — وتصدر عادة لمنشأة أخرى أو لجهة حكومية — يجب أن تُصدَّق من الهيئة قبل مشاركتها مع المشتري، والتصديق شرط لاعتبارها فاتورة نظامية وصحيحة. يرسل نظامك ملف XML إلى نظام فاتورة في الوقت الفعلي، فتتحقق منه الهيئة، وإذا اجتاز التحقق أضافت ختمها التشفيري ورمز الاستجابة السريعة وأعادت إليك الفاتورة مصدَّقة. عندها تحفظها وتشاركها مع المشتري بصيغة XML أو PDF/A-3 مع XML مضمّن. وينطبق التصديق كذلك على الإشعارات الدائنة والمدينة المرتبطة بها.

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية، الإصدار الثاني، مايو ٢٠٢٣.

الفاتورة الضريبية المبسطة — وتصدر عادة للمستهلك — لا تُصدَّق مسبقاً. تُسلّم الفاتورة للعميل وتُتمّ عملية البيع، ثم يرفع نظامك ملف XML إلى نظام فاتورة خلال ٢٤ ساعة من الإصدار. وهنا يضع الختم التشفيري نظامُك أنت لا الهيئة، ورمز الاستجابة السريعة إلزامي ويحمل معلومات إضافية. ويتحقق نظام فاتورة من الفاتورة ويعيد إشعاراً عبر الواجهة البرمجية (API).

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية، الإصدار الثاني، مايو ٢٠٢٣.

• صيغة XML التي تحددها الهيئة، مع الحقول الإضافية المطلوبة في مرحلة الربط والتكامل.
• معرّف فريد (UUID) يولّده الحل ويُحفظ داخل ملف XML.
• قيمة تجزئة للفاتورة، وقيمة تجزئة الفاتورة السابقة، بحيث لا يمكن إعادة ترتيب التسلسل.
• عدّاد فواتير تسلسلي لا يمكن تصفيره.
• ختم تشفيري: يضعه نظامك في الفواتير المبسطة، وتضعه الهيئة في الفواتير الضريبية عند التصديق.
• رمز استجابة سريعة (QR). وهو في الفواتير المبسطة إلزامي ويحمل معلومات إضافية، وفي الفواتير الضريبية تضيفه الهيئة عند التصديق وتطبعه أنت على النسخة المقروءة.
• نسخة مقروءة بالعربية، إضافة إلى أي لغة أخرى. والأرقام العربية أو الهندية كلتاهما مقبولة.

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية، الإصدار الثاني، مايو ٢٠٢٣.

هذا هو الجزء الذي تتعثر عنده الأنظمة التي بُنيت قبل هذه الأحكام، لأن هذه الوظائف تسهيلات معتادة في برامج المحاسبة المعتادة. فمن مرحلة الربط والتكامل، يجب ألا يتيح الحل المطابق ما يلي:

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية، الإصدار الثاني، مايو ٢٠٢٣.

• الدخول دون هوية، أو العمل بكلمة مرور افتراضية من المصنع لا تُغيَّر عند أول استخدام.
• تعديل فاتورة أو إشعار بعد إصداره أو حذفه — من أي مستخدم كان. وإلغاء الفاتورة يكون بإصدار إشعار دائن وفاتورة جديدة، لا بتعديل القديمة.
• تعديل سجلات نشاط النظام أو حذفها.
• تغيير تاريخ النظام أو وقته على نحو يُدرج معلومات غير صحيحة في المستندات.
• تصفير عدّاد الفواتير، أو تشغيل أكثر من تسلسل فواتير في الوقت نفسه.
• تصدير المفتاح الخاص بالختم التشفيري.

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية، الإصدار الثاني، مايو ٢٠٢٣.

1. ادخل إلى منصة فاتورة على fatoora.zatca.gov.sa باستخدام بيانات حسابك في إرث (ERAD).
2. اطلب رمز تحقق لمرة واحدة (OTP) لكل حل تريد تسجيله.
3. أدخل الرمز في الحل نفسه.
4. تأكد من ظهور الحل مسجَّلاً بنجاح.

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية، الإصدار الثاني، مايو ٢٠٢٣.

والتسجيل هو ما يمنح الحل معرّف ختمه التشفيري، وهو البيان الذي يربط فواتيره به. وهذه خطوة لكل حل على حدة، فالمنشأة التي تشغّل أكثر من جهاز فوترة أو أكثر من نظام فرع تسجّل كلاً منها.

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية، الإصدار الثاني، مايو ٢٠٢٣.

تنشر الهيئة السلوك المتوقع، وهو يختلف باختلاف السبب. فالفاتورة المقبولة مع تحذيرات — كنقص رقم المبنى في العنوان مثلاً — لا تستلزم إجراءً فورياً، لكن يُدرس التحذير ويُصحَّح في الفاتورة التالية. والفاتورة المرفوضة تُصحَّح بناءً على الرد ثم تُعاد. وإن كانت خوادم الهيئة محمّلة بطلبات كثيرة، فعلى النظام أن يواصل إعادة إرسال الفاتورة نفسها حتى تستجيب. وإن كانت خوادم الهيئة متوقفة، تُشارَك الفاتورة المُصدرة وتُعاد بعد زوال العطل. وإن انقطع اتصالك أنت أو تعطّل جهازك، تُبلَّغ الهيئة بالعطل، ويستمر العمل، ثم تُرسَل الفواتير بعد الإصلاح.

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية، الإصدار الثاني، مايو ٢٠٢٣.

يمكن شراء المرحلة الثانية بوصفها إضافة: وحدة التزام تُركَّب على ما يُنتج الفاتورة اليوم. وهي تعمل يوم تركيبها. لكن الإضافة وحدها لا تستطيع أن تبقى صحيحة، لأن الفاتورة التي تختمها تُجمَّع في مكان آخر — أسعار من نظام، وعملاء من نظام ثانٍ، ومخزون من ثالث — وكل واحد من هذه صار الآن سطحاً للالتزام. فالختم هو الجزء السهل، أما العمل الحقيقي فهو الوصول إلى نسخة واحدة صحيحة من الفاتورة تستحق الختم.

لدى نظاميكس فوترة إلكترونية للمرحلة الثانية تعمل في بيئة إنتاج فعلية، تشمل الختم التشفيري ورموز الاستجابة السريعة والإبلاغ لمنصة الهيئة، ونبنيها في صميم تنفيذ ERP لا حولَه. اطّلع على كيف ننفّذ أنظمة ERP، أو على أعمال التكامل. وإن أردت معرفة ما يحتاجه وضعك الحالي، أخبرنا بما تشغّله اليوم.